Thay đổi hình thức chuyển hồ sơ
Để nâng cao chất lượng phục vụ, đảm bảo thời gian và trình tự thực hiện thủ tục hành chính, nhiều Chi nhánh VPĐKĐĐ cấp huyện đã thực hiện việc Scan hồ sơ, giấy tờ (quét lại các giấy tờ bản cứng để lưu lại trên máy tính, điện thoại). Sau đó, các hồ sơ sẽ được gửi qua đường truyền Internet mà không phải gửi qua đường bưu điện, hay xe khách, nhờ đó sẽ tránh được việc thất lạc hồ sơ.
Tỉnh Yên Bái, với địa bàn rộng, có 9 đơn vị hành chính cấp huyện tương đương với 9 Chi nhánh VPĐKĐĐ nên việc luân chuyển hồ sơ và gửi kết quả về cấp huyện rất khó khăn.
Để khắc phục những khó khăn đó, Ban Giám đốc VPĐKĐĐ tỉnh cùng các phòng chuyên môn đã thống nhất đưa ra giải pháp tạm thời, chuyển hồ sơ bằng cách Scan và chuyển qua đường Internet khi chưa vận hành cơ sở dữ liệu đất đai. Hiện nay, nhiều được địa phương trên địa bàn tỉnh đã áp dụng hình thức này và mang lại hiệu quả.
Bà Nguyễn Thị Hợp - Giám đốc Chi nhánh Văn phòng Đăng ký đất đai huyện Văn Yên cho biết: Hiện Chi nhanh Văn phòng tại Văn Yên đã áp dụng thực hiện việc thay đổi hình thức luân chuyển hồ sơ bằng cách Scan và gửi qua đường truyền Internet từ tháng 4/2022. Qua thực hiện, hình thức này đã mang lại nhiều lợi ích.
Trước đây, việc luân chuyển hồ sơ từ huyện về tỉnh mất 2 ngày nếu chuyển bằng đường bưu điện, còn chuyển bằng xe khách thì mất một ngày nhưng tiềm ẩn nguy cơ thất lạc hồ sơ. Việc thực hiện Scan hồ sơ chỉ mất 5 - 10 phút cho một bộ hồ sơ mà không lo bị thất lạc và giảm chi phí vận chuyển. Hình thức này cũng giúp cho việc chỉnh sửa những thông tin nhầm lẫn, sai sót nếu có xảy ra trong hồ sơ được thuận lợi, nhanh chóng và cũng thuận tiện cho việc lưu trữ và khai thác hồ sơ khi cần đến.
Ông Nguyễn Xuân Hà - Giám đốc Văn phòng Đăng ký đất đai tỉnh cũng khẳng định: “Sau khi thực hiện hình thức chuyển hồ sơ này đã góp phần giảm công lao động cho cán bộ, giảm chi phí, đồng thời các file Scan cũng được sắp xếp lưu trữ để khai thác sử dụng rất dễ dàng”.
Người dân được nhận kết quả TTHC tại nhà
Cùng với đó, để tiếp tục nâng cao chất lượng phục vụ, VPĐKĐĐ tỉnh Yên Bái đã đã ký thỏa thuận hợp tác với Bưu điện tỉnh trong việc cung cấp dịch vụ tiếp nhận hồ sơ, trả kết quả giải quyết thủ tục hành chính (TTHC) qua dịch vụ bưu chính công ích.
Từ tháng 7/2022, hai bên đã ký cam kết hợp tác, phối hợp trong việc triển khai tiếp nhận hồ sơ, trả kết quả giải quyết thủ tục hành chính (TTHC) qua dịch vụ Bưu chính công ích và cung ứng dịch vụ bưu chính chuyển phát. Cụ thể, Bưu điện tỉnh Yên Bái sẽ phối hợp trong việc triển khai dịch vụ tiếp nhận hồ sơ, trả kết quả giải quyết TTHC cho đối tượng là tổ chức, doanh nghiệp tại cấp tỉnh và hộ gia đình, cá nhân tại các chi nhánh đặt tại các huyện, thị xã, thành phố.
Từ tháng 7/2022, VPĐKĐĐ đã ký thỏa thuận hợp tác với Bưu điện tỉnh trong việc tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả giải quyết TTHC qua dịch vụ bưu chính công ích.
Giám đốc Văn phòng Đăng ký đất đai tỉnh cho biết: Việc ký kết thỏa thuận hợp tác giữa VPĐKĐĐ và Bưu điện tỉnh mang ý nghĩa rất quan trọng, không chỉ thực hiện chủ trương của Đảng, Nhà nước về cải cách hành chính. Qua đó, đã góp phần thực hiện cải cách TTHC, nâng cao chỉ số hài lòng của tổ chức, doanh nghiệp và công dân trên địa bàn tỉnh.
Việc tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả giải quyết TTHC qua dịch vụ bưu chính công ích sẽ đảm bảo an toàn, bí mật, chính xác, nguyên vẹn hồ sơ, đúng thời gian theo quy định. Hơn nữa, còn tiết kiệm chi phí, tạo thuận lợi cho tổ chức, người dân trong việc thực hiện TTHC; giảm áp lực cho cán bộ cũng như người dân phải đến Bộ phận Hành chính công để xếp hàng, lấy số, chờ đến lượt nộp hồ sơ, nhận kết quả.
Tính đến hết năm 2022, VPĐKĐĐ mới chỉ phát sinh 348 hồ sơ đăng ký nhận kết quả qua dịch vụ bưu chính công ích. Số lượng này còn rất thấp so với điều kiện Yên Bái là tỉnh miền núi, địa bàn rộng, đi lại còn khó khăn. Nguyên nhân do người dân còn tâm lý xác định Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất là tài sản lớn, là giấy tờ quan trọng nên sợ thất lạc trong quá trình vận chuyển. Mặt khác, việc tuyên truyền đến người dân, tổ chức, doanh nghiệp còn hạn chế dẫn đến người dân chưa tin tưởng sử dụng dịch vụ.
Trong thời tới, VPĐKĐĐ sẽ tiếp tục tuyên truyền để người dân, doanh nghiệp quan tâm và sử dụng dịch vụ trả kết quả qua dịch vụ bưu chính công ích nhằm giảm chi phí đi lại. Cùng với đó, sẽ tuyên truyền để người dân sử dụng các tiện ích thanh toán trực tuyến, sử dụng dịch vụ công trực tuyến nhằm hạn chế việc đi lại, giảm chi phí trong giải quyết TTHC.
