Hướng dẫn hộ kinh doanh kê khai theo luật thuế mới

Loay hoay sử dụng công cụ kê khai thuế và xác định ranh giới doanh thu

Từ ngày 1/1/2026, việc chuyển hộ và cá nhân kinh doanh từ thuế khoán sang thuế kê khai không còn là lựa chọn, mà trở thành yêu cầu bắt buộc theo Luật Quản lý thuế. Về mặt chính sách, đây là bước đi nhằm tăng tính minh bạch, phản ánh đúng doanh thu thực và thu hẹp khu vực kinh tế phi chính thức. Nhưng trên thực tế, nhiều hộ kinh doanh băn khoăn việc họ có đủ khả năng và điều kiện để tuân thủ mô hình quản lý mới hay không.

Đây chính là vấn đề được đặt ra và thảo luận tại hội thảo “Thực hiện thuế kê khai: Hộ kinh doanh cần lưu ý gì?”, do Cục Thuế phối hợp tổ chức tại TP HCM mới đây.

Trong nhiều năm, số thuế phải nộp tương đối ổn định, thủ tục đơn giản, ít biến động theo từng ngày bán hàng. Việc chuyển sang thuế kê khai phá vỡ sự quen thuộc đó. Từ nay, doanh thu phát sinh đến đâu phải ghi nhận đến đó, mọi giao dịch đều gắn với hóa đơn điện tử, phần mềm kê khai, chữ ký số và các thao tác công nghệ.

Với những hộ kinh doanh trẻ, quen bán hàng online, đây có thể là bước chuyển không quá khó. Nhưng với nhiều tiểu thương lớn tuổi, buôn bán tại chợ truyền thống, việc phải thao tác trên phần mềm, điện thoại thông minh hay máy tính tiền trở thành rào cản tâm lý đáng kể. Thực tế này được phản ánh khá rõ tại hội thảo, khi nhiều câu hỏi không xoay quanh chính sách thuế, mà xoay quanh cách sử dụng công cụ để thực hiện chính sách đó.

Theo cơ quan thuế, ngưỡng doanh thu chịu thuế được xác định ở mức 500 triệu đồng/năm. Chỉ những hộ có doanh thu vượt ngưỡng này mới phải nộp thuế giá trị gia tăng và thuế thu nhập cá nhân. Tuy nhiên, trong bối cảnh kinh doanh đa kênh, doanh thu không chỉ đến từ bán hàng trực tiếp mà còn từ sàn thương mại điện tử, ứng dụng giao hàng, chương trình khuyến mại, tích điểm, việc xác định doanh thu chịu thuế không còn đơn giản như trước.

Một trong những vấn đề được nhiều hộ kinh doanh quan tâm là cách tính doanh thu khi bán hàng có phát sinh phí giao hàng. Đại diện một hộ kinh doanh thực phẩm tại khu vực trung tâm TP HCM cho biết, cửa hàng thường thu hộ phí ship cho đơn vị vận chuyển thông qua các ứng dụng giao nhận. Trên hóa đơn xuất cho khách, tổng số tiền bao gồm cả tiền hàng và phí giao hàng, khiến hộ lo ngại toàn bộ khoản này sẽ bị tính thuế.

Giải đáp nội dung này, bà Phạm Thị Minh Hiền, Phó Trưởng Ban Chính sách (Cục Thuế), khẳng định phí giao hàng chỉ là khoản thu hộ, không phải doanh thu của hộ kinh doanh. Khi xác định doanh thu tính thuế, hộ chỉ ghi nhận phần tiền bán hàng; phí ship được loại trừ và không chịu thuế. Tuy nhiên, bà Hiền cũng lưu ý, để được loại trừ đúng quy định, hộ kinh doanh phải thể hiện rõ các khoản này trên hóa đơn điện tử.

Tương tự, với các chương trình bán hàng tích điểm, quy đổi điểm cho các lần mua sau, cơ quan thuế xác định đây là hình thức chiết khấu thương mại. Khoản chiết khấu này được phép trừ trực tiếp vào doanh thu tính thuế, với điều kiện được ghi nhận đầy đủ, minh bạch trên hóa đơn. Theo bà Hiền, nếu không thể hiện rõ chiết khấu, doanh thu tính thuế có thể bị xác định cao hơn thực tế, gây thiệt cho người kinh doanh.

Chi phí hóa đơn và nỗi lo lợi nhuận bị "bào mòn”

Bên cạnh cách tính doanh thu, chi phí tuân thủ cũng là mối quan tâm lớn. Theo các hộ kinh doanh, nếu không có giải pháp công nghệ phù hợp, chi phí này có thể ảnh hưởng trực tiếp tới lợi nhuận, nhất là với mô hình kinh doanh nhỏ lẻ, biên lợi nhuận thấp. Trước phản ánh này, cơ quan thuế cho biết đang phối hợp với các nhà cung cấp giải pháp để hỗ trợ miễn phí hoặc giảm chi phí phần mềm trong giai đoạn đầu, đồng thời cải thiện giao diện, thao tác để phù hợp hơn với người lớn tuổi, ít am hiểu công nghệ.

Với nhóm hộ và cá nhân kinh doanh trên các sàn thương mại điện tử, câu chuyện thuế còn phức tạp hơn. Nhiều người đặt câu hỏi về nghĩa vụ xuất hóa đơn và cách xác định thuế khi doanh thu lên tới vài tỷ đồng mỗi năm. Theo hướng dẫn của cơ quan thuế, cá nhân kinh doanh có doanh thu trên 3 tỷ đồng/năm sẽ áp dụng phương pháp doanh thu trừ chi phí, với thuế suất 17% trên thu nhập tính thuế.

Trong trường hợp sàn thương mại điện tử đã khấu trừ, kê khai và nộp thuế thay trong năm, người kinh doanh vẫn có quyền quyết toán thuế cuối năm để xác định lại nghĩa vụ thuế thực tế. Khi quyết toán, toàn bộ chi phí hợp lệ phát sinh trong năm, liên quan trực tiếp đến hoạt động kinh doanh trên sàn, được tổng hợp để xác định thu nhập chịu thuế.

Chia sẻ thêm tại hội thảo, bà Nguyễn Thị Cúc, Chủ tịch Hội Tư vấn Thuế Việt Nam, cho rằng với các sàn có tích hợp thanh toán, nếu người bán ủy quyền và được sàn chấp nhận, sàn sẽ thực hiện khấu trừ và kê khai thuế thay. Tuy nhiên, việc khấu trừ thuế không đồng nghĩa với việc sàn thương mại điện tử xuất hóa đơn cho người bán; nghĩa vụ lập hóa đơn vẫn thuộc về cá nhân kinh doanh theo quy định.

Nhìn từ góc độ quản lý, lãnh đạo ngành thuế thừa nhận những lo lắng của hộ kinh doanh là hoàn toàn có cơ sở. Phát biểu tại hội thảo, ông Mai Sơn, Phó Cục trưởng Cục Thuế, cho biết trong quá trình triển khai cao điểm hỗ trợ chuyển đổi từ thuế khoán sang kê khai, cơ quan thuế các cấp đã ghi nhận nhiều nỗi lo rất “đời thường”: lo kê khai sai, lo không nắm chắc quy định, lo bị xử phạt vi phạm hành chính, thậm chí lo cơ quan thuế dựa vào số liệu mới để truy thu các năm trước.

Theo ông Mai Sơn, ngành thuế không coi đây là sự ngần ngại thay đổi, mà coi đó là trách nhiệm của cơ quan quản lý phải giải thích rõ hơn, làm tốt hơn và đồng hành sát hơn. “Chuyển sang thuế kê khai nếu chỉ làm bằng mệnh lệnh hành chính thì sẽ không bền vững. Phải có lộ trình, có hỗ trợ trước, trong và sau chuyển đổi”, ông Sơn nhấn mạnh.

Trên tinh thần đó, Cục Thuế đã ban hành Chương trình hành động 3789 về “Đồng hành cùng hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh trong tuân thủ pháp luật thuế”, triển khai thống nhất từ ngày 1/1/2026. Chương trình này được xem là cam kết đồng hành lâu dài, nhằm giúp hộ kinh doanh yên tâm duy trì hoạt động ổn định, từng bước thích nghi với mô hình quản lý mới.