Văn Chấn thành lập tổ hỗ trợ, đẩy nhanh thủ tục hành chính

Từ chỗ còn lúng túng ban đầu, đến nay Trung tâm Phục vụ Hành chính công xã Văn Chấn đã ghi nhận nhiều chuyển biến tích cực khi tổ hỗ trợ được thành lập và phát huy hiệu quả, góp phần giúp người dân tiếp cận dịch vụ công nhanh chóng, thuận tiện hơn.

Gỡ khó từ những ngày đầu vận hành

Xã Văn Chấn, tỉnh Lào Cai những ngày đầu tháng 9, không khí làm việc tại Trung tâm Phục vụ hành chính công diễn ra nhịp nhàng và chuyên nghiệp. Người dân đến làm thủ tục được cán bộ tiếp đón, hướng dẫn tận tình, từng khâu xử lý diễn ra suôn sẻ, nhanh chóng. Điều này trái ngược hoàn toàn với những bỡ ngỡ và lúng túng trong những ngày đầu khi chính quyền hai cấp mới đi vào hoạt động.

Bà Trịnh Thị Nụ, người dân thôn Hồng Sơn, xã Văn Chấn cho biết, bà cảm thấy yên tâm và hài lòng khi đến Trung tâm Phục vụ hành chính công của xã để làm thủ tục công chứng khai sinh cho cháu. Theo bà, các bước thực hiện đều rõ ràng, dễ hiểu, cán bộ hướng dẫn tận tình, thái độ thân thiện, gần gũi. Dù đã cao tuổi, bà vẫn có thể hoàn tất thủ tục một cách thuận lợi, nhanh chóng nhờ sự hỗ trợ chu đáo từ cán bộ tiếp nhận hồ sơ.

Một ví dụ khác cho thấy sự chủ động của bộ máy hành chính xã là trường hợp anh Sùng A Chu, nguyên là công chức địa chính nông nghiệp của xã Suối Bu được điều động về xã Văn Chấn sau khi thực hiện sáp nhập các đơn vị hành chính. Được giao phụ trách tiếp nhận thủ tục về đất đai, lĩnh vực vốn quen thuộc, song anh Chu lại phải làm quen với phương thức xử lý hồ sơ hoàn toàn mới trên máy tính và phần mềm chuyên dụng. Những bỡ ngỡ ban đầu không làm anh nản chí, trái lại, với tinh thần cầu thị và sự hỗ trợ tận tình từ đồng nghiệp, anh nhanh chóng nắm bắt quy trình công việc. Đến nay, anh đã thực hiện thành thạo nhiệm vụ được giao, góp phần nâng cao hiệu quả phục vụ người dân.

Hiện nay, Trung tâm Phục vụ hành chính công xã đang thực hiện 360 thủ tục hành chính thuộc nhiều lĩnh vực khác nhau, trong đó riêng lĩnh vực Nông nghiệp và Môi trường đã có tới 63 thủ tục. Ngay từ khi đi vào hoạt động, xã đã chủ động bố trí đội ngũ cán bộ, công chức để tiếp nhận và giải quyết hồ sơ cho người dân một cách hiệu quả.

Một điểm thuận lợi đáng kể là Trung tâm được tiếp nhận lại toàn bộ cơ sở vật chất từ Bộ phận Phục vụ hành chính công cấp huyện (cũ), nhờ đó các trang thiết bị như máy tính, máy in, máy scan, đường truyền internet...đều được đảm bảo, đáp ứng tốt yêu cầu công việc. Tuy nhiên, thách thức lớn lại xuất phát từ yếu tố con người: phần lớn cán bộ là người địa phương, đồng bào dân tộc thiểu số, lần đầu đảm nhiệm công việc chuyên trách nên không tránh khỏi những bỡ ngỡ, đặc biệt trong giai đoạn đầu khi chính quyền hai cấp bắt đầu vận hành.

Để khắc phục những khó khăn ban đầu, UBND xã đã kịp thời thành lập các tổ hỗ trợ nhằm hướng dẫn cán bộ trong quá trình tiếp nhận và xử lý hồ sơ. Song song đó, xã cũng phối hợp chặt chẽ với các tổ chức như Mặt trận Tổ quốc, Đoàn Thanh niên, Hội Phụ nữ...để cử thêm lực lượng trực tiếp hỗ trợ tại Trung tâm, giúp người dân làm quen với quy trình thực hiện thủ tục, đặc biệt là việc nộp hồ sơ trực tuyến.

91% hồ sơ được nộp trực tuyến, giải quyết đúng hạn

Tính đến hết tháng 8 năm 2025, Trung tâm đã tiếp nhận tổng cộng 652 hồ sơ, trong đó có 594 hồ sơ được nộp trực tuyến, chiếm tỷ lệ 91,1%. Toàn bộ 617 hồ sơ đã được giải quyết đều đúng thời hạn, không có trường hợp nào trễ hạn. Đặc biệt, đối với các thủ tục có thời hạn giải quyết ngắn như hộ tịch, chứng thực...đều được xử lý ngay trong ngày hoặc tối đa trong vòng ba ngày làm việc.

Để có được kết quả đó, Trung tâm đã tích cực đẩy mạnh công tác tuyên truyền về việc sử dụng dịch vụ công trực tuyến. Các hình thức truyền thông như: loa truyền thanh, mạng xã hội, các buổi sinh hoạt cộng đồng, cùng với sự phối hợp chặt chẽ của các tổ chức đoàn thể đã được triển khai đồng bộ, giúp người dân từng bước làm quen và chủ động tiếp cận với công nghệ số.

Bên cạnh việc nâng cao chất lượng phục vụ, Trung tâm Phục vụ hành chính công cấp xã cũng đặc biệt chú trọng đầu tư vào hạ tầng công nghệ thông tin nhằm đáp ứng yêu cầu chuyển đổi số. Hiện đơn vị đang vận hành 9 máy tính, 5 máy in, 5 máy scan, 1 máy photocopy, 1 máy tra cứu dữ liệu và 1 máy đánh giá mức độ hài lòng của người dân.

Về nhân lực, Trung tâm có 9 cán bộ, công chức đã được tập huấn bài bản, thành thạo kỹ năng tiếp nhận và giải quyết thủ tục hành chính theo quy trình mới. Sự đồng bộ giữa hạ tầng công nghệ hiện đại và đội ngũ nhân sự được đào tạo đã góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động, rút ngắn thời gian xử lý, giảm thiểu thời gian chờ đợi cho người dân khi đến làm thủ tục.

Chị Lê Thị Lan, Phó Giám đốc Trung tâm Phục vụ Hành chính công xã Văn Chấn, tỉnh Lào Cai cho biết: Mặc dù đã đạt được nhiều kết quả tích cực, Trung tâm Phục vụ Hành chính công xã Văn Chấn vẫn đang đối mặt với không ít khó khăn, thách thức. Đội ngũ cán bộ còn mỏng, trong khi khối lượng công việc lớn, dẫn đến tình trạng quá tải cục bộ vào những thời gian cao điểm. Một số cán bộ vẫn chưa thực sự thành thạo trong việc sử dụng phần mềm chuyên ngành hoặc xử lý các tình huống hành chính phát sinh ngoài quy trình.

Về phía người dân, đặc biệt là đồng bào dân tộc thiểu số, nhiều người còn chưa quen với các thao tác trên môi trường trực tuyến, nên cần được hỗ trợ qua nhiều bước, ảnh hưởng đến tiến độ chung trong quá trình tiếp nhận và giải quyết hồ sơ.

Trước thực trạng này, Trung tâm đã kiến nghị với cấp trên xem xét đầu tư nâng cấp hệ thống hạ tầng công nghệ thông tin, bổ sung thêm nhân lực, đồng thời tổ chức các lớp tập huấn chuyên sâu về kỹ năng mềm, sử dụng công nghệ, mở các lớp tập huấn về kỹ năng giao tiếp hành chính và xử lý tình huống thực tế, nhằm nâng cao năng lực chuyên môn cho đội ngũ cán bộ, công chức.