Hà Nội ban hành hướng dẫn mới về quy trình số hóa tài liệu mật

Phó Chủ tịch Thường trực UBND thành phố Hà Nội Dương Đức Tuấn vừa ký ban hành Công văn 6237/UBND-NC, hướng dẫn các cơ quan, đơn vị trên địa bàn thực hiện việc số hóa tài liệu bí mật nhà nước (BMNN). Văn bản nêu rõ yêu cầu quán triệt và triển khai đồng bộ quy trình số hóa, bảo đảm tuyệt đối an toàn, đúng quy định của pháp luật về bảo vệ BMNN.

Theo công văn, các cơ quan, đơn vị phải rà soát, phân loại toàn bộ tài liệu BMNN đang lưu giữ. Những hồ sơ độ tuyệt mật phải được tách riêng, trong khi tài liệu tối mật và mật được lựa chọn số hóa theo từng hồ sơ lưu trữ.

Các tài liệu đã hết thời hạn bảo vệ theo luật định nhưng không được gia hạn sẽ đương nhiên giải mật và được phép số hóa như tài liệu thông thường. Đối với văn bản điện tử có nội dung mật, người soạn thảo phải căn cứ danh mục BMNN để đề xuất độ mật, phạm vi phát hành và quy định sao, chụp; đồng thời khi gửi dự thảo lấy ý kiến trên môi trường điện tử phải kèm yêu cầu bảo vệ nội dung, tránh lộ lọt.

Quy trình và điều kiện số hóa cũng được nhấn mạnh. Toàn bộ thiết bị, phần mềm sử dụng cho việc số hóa và lưu trữ tài liệu BMNN phải đáp ứng các tiêu chuẩn bảo mật cơ yếu. Các cơ quan thực hiện lưu trữ, số hóa phải tuân thủ Hướng dẫn 40-HD/VPTW và các văn bản sửa đổi của Văn phòng Trung ương Đảng, thường xuyên cập nhật quy trình nghiệp vụ để bảo đảm thống nhất. Trường hợp thuê khoán dịch vụ số hóa, hợp đồng phải quy định rõ trách nhiệm bảo vệ BMNN; cá nhân tham gia số hóa phải cam kết bằng văn bản và không được mang thiết bị ghi hình, ghi âm vào khu vực làm việc, vi phạm sẽ bị xử lý theo quy định.

Việc khai thác tài liệu BMNN đã số hóa được thực hiện tương tự như với tài liệu giấy. Trong nội bộ, các đơn vị chỉ sử dụng phục vụ nhiệm vụ chuyên môn khi có ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo. Nếu cung cấp cho cơ quan bên ngoài, việc thẩm định, phê duyệt và chuyển giao phải tuân thủ đầy đủ quy trình quy định tại Luật Bảo vệ BMNN.

Công văn cũng yêu cầu siết chặt công tác bảo đảm an ninh, an toàn trong suốt quá trình số hóa. Người mang tài liệu BMNN ra khỏi nơi lưu giữ phải được lãnh đạo có thẩm quyền cho phép và phải thực hiện biện pháp bảo quản an toàn. Trang thiết bị số hóa phải được kiểm tra trước khi vận hành; văn bản mật khi truyền đưa, lưu trữ hoặc liên thông phải được phân loại, mã hóa theo đúng cấp độ bảo mật. Khu vực số hóa phải đặt tại vị trí an toàn, trang bị hệ thống phòng cháy chữa cháy, camera giám sát và cửa ra vào kiên cố theo quy định của cơ quan quản lý.

Công văn 6237/UBND-NC được xem là bước triển khai quan trọng nhằm đẩy mạnh chuyển đổi số trong quản lý tài liệu nhà nước, đồng thời bảo đảm an toàn tuyệt đối với nguồn thông tin mật trong bối cảnh số hóa ngày càng mở rộng.